Oral presenter guidelines

GUIDELINES FOR ORAL PRESENTERS

General

Please go to your allocated room 10 minutes before the session start time to check the presentation is ready and to meet with the symposium convenor(s).

Timing

As a courtesy to other speakers in your session and to ensure the program runs to time, speakers must follow the program schedule. Each session will be moderated by the symposium convenor(s) to ensure the session runs smoothly. Oral presentations are to go for 15 minutes followed by 3 – 5 minutes for questions and room changes.

Audio-visual information

The following equipment will be provided in all congress rooms:

  • Data projector
  • Computer to which your presentation will be uploaded
  • A wide screen with a 16:9 ratio. Your presentation will look best if you prepare your slides with this ratio set in PowerPoint (under Page setup, Options). However, you may use any ratio you like. Your slideshow just won’t fit the whole screen.
  • Audio will be provided at the lectern.
  • Supplied computers will be running Windows 7 with Office 2010
  • Video files to be provided in WMV, QuickTime or MP4
  • PowerPoint 2010 for PC (this is compatible with Mac PowerPoint 2011)

Loading your presentation

A speakers’ preparation room is available with allocated staff to assist with the loading of your presentation.

Bring your presentation on a USB stick to the Media Room located on the registration desk and load it on the server so that it can be networked to the allocated session room. If you are using any video files in your presentation, please have these files saved separately on your USB stick. Presentations are to be loaded well before your presentation session:

  • Thursday 15 October between 8am – 12.30pm
  • For morning sessions, 1 day before the scheduled presentation
  • For afternoon sessions, before morning break on the day of the scheduled presentation

The speakers’ preparation room will be open at the following times:

Thursday 15 October 8:00 am - 6:00 pm

Friday 16 October 8:00 am - 6:00 pm

Saturday 17 October 8:00 am - 6:00 pm

Sunday 18 October 8:00 am - 7:00 pm

Computer equipment

The Congress will operate on PC based computers. If you are a MAC user please ensure you convert your presentation and associated media files to PC compatible formats.

To ensure your sessions run to schedule use of your own laptop or MAC will not be possible.

If you have any questions about your presentation please contact us on bioconperu@cebioperu.org and info@cebioperu.org

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DIRECTRICES PARA PONENTES ORALES

General

Por favor, acérquese a la habitación asignada 10 minutos antes de la hora de inicio de sesión para comprobar la presentación está listo y para reunirse con el coordinador(es) del Congreso.

Sincronización

Como cortesía a otros oradores en la sesión y para garantizar el programa se ejecuta con normalidad, los oradores deben seguir el horario del programa. Cada sesión será moderada por el coordinador(es) Congreso para garantizar que la sesión se ejecute sin problemas. Las presentaciones orales durarán como máximo 13 minutos, seguido de 2 minutos para preguntas y cambios de oradores.

Información audiovisual

El siguiente equipo se prestará en todas las salas de Congreso:

  • Proyector
  • Ordenador al que se subirá su presentación
  • Una pantalla ancha con una relación de 16: 9. Su presentación se verá mejor si se prepara diapositivas con este ratio establecido en PowerPoint (en Configurar página, Opciones). Sin embargo, puede utilizar cualquier relación que sea de su gusto. Sin embargo, su presentación no se ajuste a toda la pantalla.
  • El audio se ofrece en el podio

Ordenadores suministrados por el Congreso estarán corriendo Windows 7 con Office 2010

  • Los archivos de vídeo que se deben proporcionar en WMV, QuickTime o MP4
  • PowerPoint 2010 para PC (esto es compatible con Mac de PowerPoint 2011)
  • Adobe PDF

Cargando su presentación

Sala de preparación A oradores está disponible con el personal asignado para ayudar con la carga de su presentación.

Traiga su presentación en una memoria USB a la sala de prensa ubicada en la planta baja Congreso (junto al mostrador de inscripción Congreso) y cargarlo en el servidor para que se pueda conectar en red a la sala de reunión asignado. Si está usando cualquier archivo de vídeo en su presentación, tenga estos archivos guardados por separado en su memoria USB. Las presentaciones se van a cargar mucho antes de la sesión de presentación:

  • Miércoles, 14 de octubre entre las 16:00-19:30
  • Para las sesiones de la mañana, 1 día antes de la presentación programada
  • Para sesiones de la tarde, antes del break de mañana del día de la presentación programada

Sala de preparación de oradores estará abierta en los siguientes horarios:

Jueves 15 de octubre 8:00 am - 6:00 pm

Viernes 16 de octubre 8:00 am - 6:00 pm

Sábado 17 de octubre 8:00 am - 6:00 pm

Domingo 18 de octubre 08 a.m.-7:00 pm

Equipo de cómputo

El Congreso funcionará en equipos basados ​​en PC. Si usted es un usuario de MAC por favor asegúrese de convertir su presentación y archivos multimedia asociados a formatos compatibles PC.

Para asegurarse de que sus sesiones se ejecutan en los horarios establecidos, el uso de su propio ordenador portátil o MAC no será posible

Si usted tiene alguna pregunta sobre su presentación por favor contacte con nosotros a bioconperu@cebioperu.org y info@cebioperu.org

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